Politique de confidentialité de Académie Tennis Nord-Ouest

Date d’entrée en vigueur : 2 juin 2026

1. Introduction et informations sur l’entreprise

La présente politique de confidentialité explique comment Académie Tennis Nord-Ouest recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités liées à l’enseignement du tennis, à l’inscription aux cours, à l’organisation d’activités sportives, à la gestion des membres, à la facturation et au service à la clientèle.

Académie Tennis Nord-Ouest s’engage à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu’aux autres exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Coordonnées de l’entreprise :
Académie Tennis Nord-Ouest
2455 Boulevard Laurier, Québec, QC G1V 2L1, Canada
Courriel : [email protected]
Téléphone : +1 (418) 657-4829

2. Collecte et traitement des renseignements personnels

Académie Tennis Nord-Ouest peut recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes, selon les services utilisés :

• renseignements d’identification : nom, prénom, date de naissance, sexe ou genre lorsque nécessaire, et coordonnées;
• coordonnées : adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone;
• renseignements liés à l’inscription : niveau de jeu, préférences d’horaire, historique d’inscription, présence aux cours, participation aux camps et activités;
• renseignements de facturation et de paiement : informations nécessaires au traitement des paiements, reçus, historique des transactions;
• renseignements sur la santé ou les limitations physiques, lorsque fournis volontairement et lorsque requis pour assurer la sécurité, l’adaptation des activités ou la gestion des urgences;
• images, photos ou vidéos prises lors d’activités, lorsque la captation est autorisée ou annoncée;
• renseignements techniques : adresse IP, type d’appareil, navigateur, données de navigation et témoins de connexion (cookies), le cas échéant;
• renseignements fournis dans les communications avec nous, notamment par courriel, téléphone, formulaires ou médias sociaux.

Les renseignements personnels sont généralement recueillis directement auprès de la personne concernée, de son parent ou tuteur, ou par l’intermédiaire de plateformes d’inscription, de paiement ou de gestion utilisées par Académie Tennis Nord-Ouest. Dans certains cas, des renseignements peuvent être obtenus auprès de tiers autorisés, avec consentement ou lorsque la loi le permet.

Académie Tennis Nord-Ouest limite la collecte aux renseignements nécessaires aux fins décrites dans la présente politique.

3. Finalités du traitement des renseignements personnels

Académie Tennis Nord-Ouest utilise les renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• gérer les inscriptions aux cours, camps, cliniques, ligues et autres activités de tennis;
• créer et administrer les comptes clients et membres;
• communiquer avec les participants, parents, tuteurs et clients;
• planifier les horaires, les groupes et l’encadrement sportif;
• traiter les paiements, émettre des reçus et gérer la comptabilité;
• assurer la sécurité des participants, notamment en cas d’urgence ou de besoin particulier;
• adapter les services aux besoins sportifs ou organisationnels des participants;
• gérer les plaintes, demandes et suivis administratifs;
• améliorer les services, le site web, les communications et l’expérience utilisateur;
• respecter les obligations légales, réglementaires, fiscales et contractuelles;
• prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• envoyer des communications promotionnelles ou informatives, lorsque la loi le permet et selon les préférences de la personne concernée.

4. Fondement juridique du traitement

Dans le cadre des lois applicables au Canada et au Québec, Académie Tennis Nord-Ouest traite les renseignements personnels sur les fondements suivants, selon le contexte :

• Consentement : lorsque la personne consent à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels;
• Nécessité contractuelle : lorsque le traitement est nécessaire pour fournir un service demandé, gérer une inscription ou exécuter une entente;
• Intérêt légitime ou intérêt sérieux et légitime : lorsque permis par la loi et après évaluation des impacts sur la vie privée;
• Obligation légale : lorsque le traitement est requis pour se conformer à une loi, un règlement, une ordonnance ou une demande d’une autorité compétente;
• Protection des intérêts vitaux ou sécurité : notamment en situation d’urgence, pour protéger la santé ou la sécurité d’une personne.

Lorsque le consentement est requis, il doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Pour les renseignements sensibles, Académie Tennis Nord-Ouest demandera un consentement explicite lorsque la loi l’exige.

5. Communication des renseignements personnels et tiers

Académie Tennis Nord-Ouest peut communiquer des renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

• fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de gestion de bases de données, de messagerie électronique ou de soutien technique;
• fournisseurs de services de paiement et de facturation;
• plateformes d’inscription, de réservation ou de gestion des activités;
• entraîneurs, moniteurs, personnel administratif et autres personnes autorisées à gérer les activités;
• assureurs, conseillers professionnels, auditeurs ou consultants, lorsque nécessaire;
• autorités publiques, organismes de réglementation, tribunaux ou forces de l’ordre, lorsque la loi l’exige ou le permet;
• tiers impliqués dans une urgence médicale ou de sécurité, lorsque nécessaire pour protéger une personne.

Lorsque des fournisseurs de services traitent des renseignements personnels pour le compte de Académie Tennis Nord-Ouest, ils sont tenus par des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et d’utilisation limitée des renseignements.

Académie Tennis Nord-Ouest ne vend pas les renseignements personnels.

6. Transfert des renseignements personnels vers des pays tiers

Certains fournisseurs de services utilisés par Académie Tennis Nord-Ouest peuvent stocker, traiter ou accéder à des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis ou dans d’autres pays.

Dans un tel cas, les renseignements peuvent être soumis aux lois du territoire où ils sont traités, lesquelles peuvent permettre l’accès aux données par des autorités étrangères dans certaines circonstances. Académie Tennis Nord-Ouest prend des mesures raisonnables pour s’assurer que ces transferts sont encadrés par des protections contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées.

7. Durée de conservation

Académie Tennis Nord-Ouest conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour satisfaire aux exigences légales, fiscales, comptables, administratives ou de gestion des risques.

• Les dossiers d’inscription et de participation sont conservés pendant la période nécessaire à la gestion des services et au suivi administratif.
• Les renseignements de facturation et de paiement sont conservés selon les obligations fiscales et comptables applicables.
• Les renseignements liés à la santé ou à la sécurité sont conservés pour une durée limitée, selon la nature du besoin et les exigences légales.
• Les renseignements de communication et de service à la clientèle sont conservés pendant la période nécessaire au traitement des demandes et au suivi.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Académie Tennis Nord-Ouest les détruit, les anonymise ou les rend irrécupérables de manière sécuritaire, conformément aux pratiques de conservation et de destruction applicables.

8. Droits des personnes concernées

Sous réserve des limites prévues par la loi, toute personne concernée peut exercer les droits suivants à l’égard de ses renseignements personnels :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que des renseignements personnels sont détenus et recevoir une copie ou un accès à ceux-ci;
• Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de renseignements personnels dans les cas prévus par la loi;
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension de certaines utilisations dans les cas permis;
• Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels fournis à Académie Tennis Nord-Ouest, lorsque ce droit s’applique;
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur des intérêts légitimes ou à certaines communications, selon les cas.

Pour exercer ces droits, la personne concernée doit transmettre une demande écrite aux coordonnées indiquées dans la section « Contact information ». Académie Tennis Nord-Ouest peut exiger des renseignements permettant de vérifier l’identité du demandeur avant de donner suite à une demande.

9. Retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables et d’un préavis raisonnable.

Le retrait du consentement peut toutefois empêcher Académie Tennis Nord-Ouest de fournir certains services, de maintenir une inscription ou de communiquer certaines informations essentielles. Le cas échéant, les conséquences du retrait seront expliquées à la personne concernée.

10. Droit de porter plainte

Si une personne estime que Académie Tennis Nord-Ouest n’a pas respecté ses obligations en matière de protection des renseignements personnels, elle peut déposer une plainte auprès de l’organisation en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Si la réponse reçue ne la satisfait pas, la personne peut également déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des renseignements personnels compétente, notamment :

• au Québec : la Commission d’accès à l’information;
• au Canada, selon le contexte applicable : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Sécurité des renseignements personnels

Académie Tennis Nord-Ouest met en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.

Ces mesures peuvent comprendre, selon le contexte :

• des contrôles d’accès restreints;
• des mots de passe robustes et, lorsque possible, l’authentification multifacteur;
• le chiffrement ou d’autres protections techniques;
• des politiques et procédures internes de confidentialité;
• la formation du personnel;
• la surveillance des systèmes et la gestion des incidents;
• des ententes de confidentialité avec les employés et fournisseurs, lorsque approprié.

Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement exempt de risque. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Académie Tennis Nord-Ouest prendra les mesures requises par la loi, incluant, le cas échéant, la notification aux personnes concernées et aux autorités compétentes.

12. Coordonnées

Pour toute question, demande d’accès, rectification, retrait du consentement, plainte ou commentaire concernant la présente politique ou le traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Académie Tennis Nord-Ouest
2455 Boulevard Laurier, Québec, QC G1V 2L1, Canada
Courriel : [email protected]
Téléphone : +1 (418) 657-4829

13. Modifications à la politique de confidentialité

Académie Tennis Nord-Ouest peut modifier la présente politique de confidentialité à l’occasion afin de refléter des changements législatifs, technologiques, opérationnels ou organisationnels.

La version la plus récente de la politique sera affichée ou rendue disponible par les moyens appropriés. Lorsque des changements importants sont apportés, Académie Tennis Nord-Ouest peut fournir un avis additionnel, selon les exigences légales applicables.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique afin de demeurer informé de la manière dont Académie Tennis Nord-Ouest protège les renseignements personnels.